Geactualiseerde Factsheet bewaartermijnen nu beschikbaar

De meeste documenten die een organisatie bewaart bevatten persoonsgegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan sollicitatiebrieven, de administratie, e-mails en facturen. Krachtens art. 5 lid 1 sub e AVG mogen persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan voor de doeleinden daarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, noodzakelijk is. Dit betreft zowel een papieren document als een digitaal bestand. In veel gevallen bepaalt een wettelijke plicht voor organisaties dat documenten met persoonsgegevens een zekere periode bewaard blijven, bijvoorbeeld om aan de fiscale administratieverplichting te kunnen voldoen. Daarnaast hebben organisaties ook een noodzaak tot bewaren vanwege de eigen bedrijfsvoering (bijvoorbeeld het behouden van klantrelaties). Van belang is dat organisaties per verwerking bepalen hoe lang zij de persoonsgegevens maximaal mogen bewaren.

In deze factsheet gaan wij in op in verschillende wet- en regelgeving vastgelegde bewaartermijnen, de criteria om een niet wettelijke bewaartermijn te bepalen, wat een organisatie met de persoonsgegevens zou moeten doen na het verlopen van een bewaartermijn en wat de gevolgen zijn van het niet hanteren van een bewaartermijn voor verwerkingen waarvoor dat wel zou moeten. Om het u iets eenvoudiger te maken hebben wij een overzicht gemaakt van de meest gangbare bewaartermijnen per categorie van veel voorkomende persoonsgegevens binnen organisaties en instellingen, welke onderaan deze factsheet te vinden is.


Download de geactualiseerde factsheet Bewaartermijnen hier.

Bron: L2P